Prioritér APV – og få et bedre arbejdsmiljø

Tal fra Arbejdstilsynet viser, at over 50 % at de påbud og vejledninger, som Arbejdstilsynet giver til virksomheder inden for BAR Kontors område, skyldes forhold inden for egenindsatsen, som fx kan være manglende eller mangelfuld APV. Så der er god grund til at prioritere APV. 

APV er hverken svært eller langsommeligt

For ArbejdsPladsVurdering, eller APV, behøver ikke at være svært og langsommeligt at lave. APV’en er ikke blot administration og papirarbejde, men derimod et redskab til at forbedre arbejdsmiljøet. Det har derfor stor betydning, at man får gennemført sin APV med så mange deltagende medarbejdere som muligt – og samtidig sørger for at få handlet på de resultater, der kommer ud af kortlægningen af arbejdsmiljøet. For det er ifølge BAR Kontor væsentligt, at virksomheden sørger for at følge op på de tilbagemeldinger, som medarbejderne har givet udtryk for. 

”Det er først og fremmest positivt at se, at flere end hver fjerde angiver, at der ikke er nogen problemer med at foretage APV. Men vi kan samtidig se, at der er flere, der angiver ’manglende engagement’ som største barriere for at lave APV – og der er reelt også arbejdspladser, der ikke får den foretaget. Det, håber vi, at kunne lave om med den nye vejledning,” forklarer Rikke B. Ørum, formand i BAR Kontor, og uddyber:

”APV er et rigtigt godt redskab til at sikre sig, at arbejdsmiljøet fungerer i dagligdagen. Det er en lejlighed til at italesætte nogle af de ting, som man måske ellers ikke får taget sig tid til i dagligdagen. Samtidig kan man bruge APV som et godt udgangspunkt for den årlige arbejdsmiljødrøftelse.”

Der er mange måder at foretage APV på 
Der er flere forskellige måder, hvorpå man kan foretage dele af sin APV, fx på et afdelingsmøde, på en rundgang i virksomheden, med et spørgeskema – eller måske en kombination af flere af metoderne. Det behøver ikke at være så omstændeligt, som nogle virksomheder måske har en tendens til at gøre det til.

”Nu er der ingen undskyldninger for en manglende eller mangelfuld APV. Det er ikke så svært, og denne vejledning er et godt redskab til medarbejdere og ledelse i virksomhederne til at arbejde systematisk og forebyggende med arbejdsmiljøet. Fremadrettet forventer jeg at se færre påbud fra Arbejdstilsynet på dette område,” udtaler Svend-Erik Hermansen næstformand i BAR Kontor.

På rundgang i virksomheden

I organisationen Prosa  har man haft størst succes med at foretage APV’en på ’rundering’, det vil sige, at man går rundt på arbejdspladsen og taler med folk ansigt til ansigt. 

”Jeg synes, at den bedste metode til APV er at gå rundt og tale med folk og høre, hvilke problemer, der er. Fx om der er problemer med varme, kulde eller lys, som skal løses hurtigt. Så er det nemmest lige at tale om det og få det ordnet. Vi får løst mange småting, når vi alligevel er ved folks arbejdsplads. En del spørgsmål er lettere at forstå, hvis man kan få dem demonstreret. Og endelig er runderingsmetoden god, fordi den sikrer, at vi og dem, der bliver ”undersøgt”, har den samme forståelse af spørgsmålet, og hvordan det skal tolkes,” forklarer Allan Pleman, arbejdsmiljøkonsulent i Prosa og uddyber:

”I praksis går arbejdsmiljøgruppen rundt til hver enkelt. Dog har vi en aftale om, at lederen i arbejdsmiljøgruppen ikke tager sine egen ansatte. Vi har i arbejdsmiljøorganisationen aftalt en fælles tjekliste, som vi tager udgangspunkt i. Den sender vi til folk samtidig med, at vi laver aftalen om at kigge forbi. Når vi har været alle igennem, tager vi en snak i arbejdsmiljøgruppen og ser på, hvad der er af ting, der skal løses. Vi laver så en handlingsplan for de enkelte spørgsmål med, hvem der er ansvarlig, og hvornår der skal følges op.”

Den internetbaserede løsning
I virksomheden Canon Danmark har de også prøvet sig frem med forskellige måder at lave APV’en på, og her er det den tekniske løsning med internetbaserede spørgeskemaer, der har vist sig at fungere bedst. Erfaringen har vist, at det især er længden af skemaet, der har en stor betydning. 

”Vi har brugt internetbaserede spørgeskemaer til APV siden 2003, og i den periode har vi lavet tre APV’er. Vi arbejder meget med spørgeskemaerne, både med formuleringerne, svarmuligheder og antallet af spørgsmål. Tidligere spurgte vi til rigtig meget, hvilket gjorde spørgeskemaerne komplicerede både at udfylde og handle på. Der var mere end 50 spørgsmål at svare på. I 2009 konkluderede vi så, at det var for meget, og vi skar ind til benet, så skemaerne i dag er nede på maksimalt 30 spørgsmål,” fortæller Rie Kejser, HR/Learning & Development Business Partner i Canon Danmark og uddyber:

”Vi har valgt spørgeskemametoden til APV, fordi vi spørger 230 personer med mange forskellige slags arbejdsområder. Derfor er det vigtigt for os, at vi kan målrette spørgsmålene til de forskellige typer arbejdsområder. Det betyder også, at vi differentierer spørgeskemaerne, men så lidt som muligt, så de er mulige at sammenligne og operere på. Men de ER forskellige, fordi arbejdsområderne er forskellige.”

Husk opfølgning
Ligegyldig hvilken metode, man vælger at anvende til at udføre APV’en, er det ifølge BAR Kontor essentielt, at man får samlet op på udtalelserne og får lagt nogle handlingsplaner for, hvordan konstaterede problemer skal løses. Og skal virksomhederne have det fulde ud af APV’en, bør man betragte APV’en som en løbende proces, hvor man husker at vurdere og følge op på, om de valgte løsninger siden sidst er blevet gennemført og om løsningerne har virket efter hensigten.

BAR Kontors medlemmer om APV:
En rundspørge foretaget af BAR Kontor i november 2011 blandt kontorvirksomheder viser flg.:

·         Ni ud af ti har foretaget en APV inden for de seneste tre år

·         Flere end syv ud af ti kontorarbejdspladser foretager APV ved at sende en tjekliste rundt til medarbejderne (det var her muligt at angive flere svarmuligheder)    

·         78 % mener, at APV giver dem øget fokus på arbejdsmiljø, 58 % at APV giver et bedre arbejdsmiljø og 55 % mener, at APV giver struktur (muligt at angive flere svarmuligheder) 

·         Største barriere for at lave APV er ’manglende engagement’, dette har 35 % svaret, dernæst kommer ’vi klarer problemerne løbende’ med 30 %    

·         Flere end hver fjerde angiver, at der ikke er nogen barrierer for at lave APV

Hvad er APV?
Det er et lovkrav, at alle virksomheder med ansatte – det vil sige mindst én ansat - skal lave en Arbejdspladsvurdering (APV). Formålet er at hjælpe virksomheden til at finde ud af:

·         Om der er problemer med arbejdsmiljøet

·         Hvor eventuelle problemer er

·         Hvordan virksomheden løser problemerne

·         Hvem, der har ansvar for, at de bliver løst

·         Hvornår der skal følges op

Find den nye vejledning til APV på www.barkontor.dk