Den socialdemokratiske byrådsgruppe har ved mail af 18. november 2011 ønsket følgende: En ”skriftlig og fyldestgørende redegørelse om hele forløbet vedr. ophør af bevilligede ydelser til familier med handicappede børn.
Redegørelsen bedes forelægge inden det ekstraordinære møde i Institutions- og Skoleudvalget d. 23. november 2011”.

Byrådet vedtog på sit møde den 15. november 2011 at udsætte behandlingen af svar til Statsforvaltningen i sag om ” Henvendelse vedr. sagsbehandlingen ifm. ydelser til familier med handicappede børn” (sag 11/30731) til et ekstraordinært møde.

Administrationens besvarelse ses nedenfor:

Spørgsmål fra Socialdemokraterne

”I redegørelsen bedes man bl.a. forholde sig til oplysninger der er fremkommet på ISU-møde d. 7. september, kommunens hjemmeside, oplysninger fra P1 Orientering, den lokale presse samt svar på henvendelse fra Statsforvaltningen (sag 4 på byrådets tillægsdagsorden d. 15. november 2011).
Baggrunden for ønsket er, at de forskellige informationer/oplæg/ historier ikke giver det samme billede. Der er en del modsigende opfattelser af, hvad der reel er sket.
Redegørelsen bedes indeholde den fyldestgørende redegørelse for hele forløbet, samt give svar på nedenstående 3 punkter.

1. BREV TIL APOTEKER? I henvendelse fra Statsforvaltningen vedrørende ophør af bevilligede ydelser til familier med handicappede børn fremgår:

"Det fremgår af en artikel i Lokalavisen Taastrup, at kommunen har besluttet, at apotekerne skal have besked på, at de ikke længere må udlevere medicin fra de meddelte bevillinger".

Redegørelse hertil:

Der er aldrig skrevet generelt brev ud til apotekerne om at de skal stoppe udbetalingerne. I forbindelse med konkrete afgørelser er pågældende apotek blevet orienteret om at udbetalingerne skulle stoppes, samtidig med at der er sendt afgørelse ud til borgeren

Spørgsmål:
Hvordan hænger ovenstående sammen med følgende oplysninger:

a) Fra kommunens hjemmeside:
”I hundredvis af tilfælde er der forlænget inden udløb, og nogle fik forlænget flere gange. Men i ca. 40 tilfælde har borgere desværre oplevet at stå på apoteket og ikke kunne få udleveret deres medicin, fordi bevillingen var udløbet. Kommunen havde ikke aktivt stoppet den, vi havde heller ikke sendt breve til apotekerne om, at de skulle stoppe den: den stoppede automatisk i forbindelse med den påførte udløbsdato”.

b) Samtidig blev det oplyst fra ISU-mødet d. 7. september 2011:
Fra slide 11:
Hvilke fejl er begået?
- Ydelser til løbende medicinbevilling stoppet inden en egentlig afgørelse/revurdering

c) Ydermere fremkommer P1 med oplysninger om borgere, der oplever at stå op apoteket, hvor medicinbevillingen er stoppet.

Administrationens besvarelse af punkt 1

Baggrunden for udsagnene om, at apotekerne skulle have fået besked om at standse medicinbevillinger stammer fra referat fra et arbejdsmøde mellem kommunen og revisionen, som journalisten på DR refererer til i P1 Orientering. Af referatet fremgår, at der er overvejelser om at skrive ud til alle apotekerne. Det blev efterfølgende vurderet, at det var mest hensigtsmæssigt at skrive til apotekerne om praksisændringer i konkrete sager.

Der er derfor kun skrevet ud til apotekerne i de tilfælde, hvor bevillingen er stoppet efter konkret afgørelse og hvor borgeren samtidig skriftligt er blevet orienteret om dette, jf. et eksempel herpå (bilag).

Teksten på kommunens hjemmeside understreger, at apotekerne ikke får noget generelt brev ud om, at medicinbevillinger skal stoppes.

Tidligere praksis har været, at en del af borgerne fik en rekvisition og derefter kunne gå på apoteket og få udleveret medicin. Apoteket har efterfølgende fremsendt faktura til kommunen.

Anbefalingen fra revisionen på baggrund af vejledningen var, at der i 2011 skulle ske udbetaling af månedlige ydelser for den enkelte borgers beregnet på baggrund af de forventede merudgifter over 12 måneder. Borgeren kan herefter selv tilrettelægge sin administration af merudgiften, heri også kunne gå på apoteket og købe den medicin, der er nødvendigt i forbindelse med barnets funktionsnedsættelse.

Nogle borgere har ikke været opmærksom på denne ændring og har derfor oplevet at stå på apoteket med besked om, at der ikke længere er nogen rekvisition. I ca. 40 tilfælde har borgere oplevet, at bevillingen er stoppet uden genvurdering, jf. nærmere beskrivelse under svar på punkt 2.

Enkelte borgere – ca. 10 – har fortsat rekvisition på apoteket, da administrationen vurderer, at disse borgere ikke selv er i stand til i tilstrækkeligt omfang at administrere de månedlige udbetalinger.

Disse borgere vil fortsat kunne henvende sig til apoteket med deres bevilling og få medicinpræparater udleveret, hvorefter faktura fremsendes til kommunen fra apoteket.

Administrationens registreringspraksis vedrørende opfølgninger ændres nu, så medicinbevillingen fremadrettet står uden stopdato. Det betyder, at ændringer først iværksættes, når opfølgningsmødet med borger og efterfølgende revurdering medfører en afgørelse om, at bevillingen skal stoppes eller ændres.

Afgørelser om ændringer bliver sendt til borgeren, og for enkelte borgere vil apoteket samtidig blive skriftligt orienteret om, såfremt medicinbevillingen skal stoppes eller ændres.

Spørgsmål fra Socialdemokraterne

2. TIDSBEGRÆNSET BEVILLING?

I henvendelse fra Statsforvaltningen vedrørende ophør af bevilligede ydelser til familier med handicappede børn fremgår:

"Det fremgår endvidere, at sagsbehandlernes computere er indstillet til at lukke for en bevilling på det tidspunkt af året, hvor familien skal til en årlig opfølgning. Disse procedurer indebærer ophør af bevilgede ydelser uden egentlig sagsbehandling".

Redegørelse hertil:

Efter Socialministeriets vejledning nr. 11 af 15.2.2011 punkt 151 skal der ske en opfølgning på, om den udmålte ydelse dækker de konkrete behov. Kommunen skal som hovedregel mindst en gang årligt afholde et møde med familien, hvor familiens situation og behov drøftes.

For at sikre den årlige opfølgning sættes en dato for seneste opfølgning i udbetalingssystemet, således at sagsbehandler har mulighed for at indkalde familien og gennemgå sagen.

I et antal sager er det sket at familien ikke er blevet indkaldt inden opfølgningsdatoen, hvilket har resulteret i at udbetalingen blev stoppet automatisk”.

Spørgsmål:
Hvordan hænger ovenstående sammen med følgende oplysninger:

Ankestyrelsen skriver i en praksisundersøgelse om merudgiftsydelse og tabt arbejdsfortjeneste november 2008, at merudgiftsydelsen ikke er en tidsbegrænset ydelse, som forudsætter en fornyet ansøgning.

Kommunen kan fastsætte en opfølgningsdato, hvilket ikke er det samme som en udløbsdato. Kommunerne må således ikke meddele en tidsbegrænsning af merudgiftsydelsen.

Er der fastsat en sådan, vil der alligevel være ret til ydelsen, indtil betingelserne i bestemmelsen ikke længere er opfyldt.

Ankestyrelsen har i C-MEDD.08-03 vurderet, at en kommunes handle- og oplysningspligt vejer tungere end forældres eventuelle passivitet.

Det betød i den konkrete afgørelse, at en familie ikke havde fortabt retten til merudgiftsydelsen, selv om der forløb en længere periode mellem udløbet af den tidligere bevilling, og indtil forældrene fremlagde dokumentation for merudgifterne.

Ankestyrelsen bemærkede, at fortsat ret til hjælp til merudgiftsydelse efter servicelovens § 41 ikke kan gøres betinget af, at der indgives en ny ansøgning i forbindelse med den løbende opfølgning, idet der ikke ses at være fastsat særskilte regler om en sådan fremgangsmåde.

Administrationens besvarelse af punkt 2

I henhold til Socialministeriets vejledning nr. 11 af 15.2.2011 punkt 151 skal der ske en opfølgning på, om den udmålte ydelse dækker de konkrete behov. Kommunen skal som hovedregel mindst en gang årligt afholde et møde med familien, hvor familiens situation og behov drøftes.

I administrationens sagsbehandlingssystem har der hidtil været sat en dato for opfølgning, så sagsbehandler bliver adviseret om, at det er tid for gennemgang af sagen og indkaldelse af familien. Hvis sagsbehandleren ikke når at behandle sagen og ikke manuelt forlænger bevillingen, stopper udbetalingen automatisk, da udbetalingssystemet er sat op til samme dato som opfølgningen.

I en række tilfælde – ca. 40 – har borgerne oplevet, at udbetalingerne af merudgiftsydelser er stoppet uden genbevilling. Praksis i administrationen har været, at den årlige opfølgning med borgerne har været knyttet til samme periode som udløb af bevillingen. Det har desværre betydet, at nogle borgere, hvis sag der ikke er blevet rettidigt fulgt op på, har oplevet, at udbetalingen er stoppet uden varsel.

Ovenstående praksis bliver ændret nu, så der fremadrettet ikke bliver sat stopdato i udbetalingssystemet, men kun en dato for opfølgende samtale hvor familiens behov og situation drøftes. Sagsbehandlerne skal derfor fremadrettet selv aktivt gå ind og ændre bevilling, når der træffes afgørelse om ændringer.

Spørgsmål fra Socialdemokraterne

3. DOKUMENTATION FOR UDGIFTER?

I henvendelse fra Statsforvaltningen vedrørende ophør af bevilligede ydelser til familier med handicappede børn fremgår:

”Til sidst beder Statsforvaltningen om en "redegørelse for, hvordan sagsbehandlingen er tilrettelagt"

Redegørelse hertil: 

Høje Taastrup Kommune bad i 2010 vores eksterne revision (KPMG) om at gennemgå sagsgange og arbejdsmetoder i forhold til udbetaling af merudgifterne og tabt arbejdsfortjeneste efter Servicelovens §§ 41 og 42 med henblik på en gennemgang af samtlige sager. 

Den eksterne revision påpegede, at kommunen havde et højt udgiftsniveau, at der skete udbetalinger uden fornøden dokumentation, (…)
Kommunen købte ekstern ekspertice (KPMG) til at hjælpe med at få styr på organinseringen, nye forretningsgange og procedurer for at sikre at nødvendige udgifter blev udbetalt ud fra lovhjemmel og den nødvendige dokumentation. (…) 

Der har været afholdt informationsmøde og de berørte borgere er blevet bedt om at indsende fornøden dokumentation for afholdte merudgifter (…)

Spørgsmål:
Hvordan hænger ovenstående sammen med følgende oplysninger:

Merudgifterne fastsættes på grundlag af såvel sandsynliggjorte som dokumenterede udgifter.

Ankestyrelsen har i C-MEDD.08-03 vurderet, at en kommunes handle- og oplysningspligt vejer tungere end forældres eventuelle passivitet.

Det betød i den konkrete afgørelse, at en familie ikke havde fortabt retten til merudgiftsydelsen, selv om der forløb en længere periode mellem udløbet af den tidligere bevilling, og indtil forældrene fremlagde dokumentation for merudgifterne.

Ankestyrelsen bemærkede, at fortsat ret til hjælp til merudgiftsydelse efter servicelovens § 41 ikke kan gøres betinget af, at der indgives en ny ansøgning i forbindelse med den løbende opfølgning, idet der ikke ses at være fastsat særskilte regler om en sådan fremgangsmåde.

Administrationens besvarelse af punkt 3

Der er forskel på dokumentationskravene under de to paragraffer.

I forhold til § 42 vedr. tabt arbejdsfortjeneste gælder nogle formelle krav, som borgeren skriver under på i forbindelse med en ansøgning.

Skemaet ”Ansøgning om kompensation for tabt arbejdsfortjeneste” er vedlagt. Administrationen har neden for fremhævet relevante afsnit med fed skrift.

”Du bedes besvare alle relevante spørgsmål, idet dette vil lette kommunens behandling af din henvendelse, jf. retssikkerhedsloven § 11, stk. 1.

Efter retssikkerhedsloven § 11, stk. 2 har du pligt til straks at underrette kommunen om ændringer i de oplyste forhold vedr. barnet og dine økonomiske og ansættelsesmæssige forhold. Forkerte eller manglende oplysninger kan medføre, at der rejses krav om tilbagebetaling af ydelsen, jf. servicelovens § 164. Endvidere kan du – hvis du ved grov uagtsomhed afgiver urigtige eller vildledende oplysninger – idømmes bøde efter retssikkerhedslovens § 12b eller straffes efter straffelovens § 289a. Til kontrolformål kan kommunen indhente oplysninger – bl.a. ved edb-samkøring – om økonomiske forhold mv. fra fx arbejdsgivere, arbejdsløshedskasser og andre myndigheder, herunder kommuner, jf. retssikkerhedslovens § 11a, stk. 2 og 4.

Kommunen har endvidere adgang til en virksomheds lokaler og arbejdssteder med henblik på at kontrollere de lønudbetalinger, som danner grundlag for kompensationen for tabt arbejdsfortjeneste. Ved besøget kan kommunen udspørge de ansatte om navn, adresse, fødselsdato, ansættelsesperiode, løn- og ansættelsesforhold og hvilke sociale og beskæftigelsesmæssige ydelser, de modtager, og kommunen kan pålægge arbejdsgiveren at registrere de ansattes arbejdstider mv., jf. retssikkerhedslovens § 12a.

Kommunen registrerer de modtagne oplysninger og videregiver oplysningerne til andre offentlige myndigheder, private virksomheder m.fl., der har lovmæssigt krav på oplysningerne eller samarbejder med kommunen. Du har ret til at vide, hvilke oplysninger kommunen har om dig. Du kan kræve forkerte oplysninger rettet.”

Administrationen henviser endvidere til notat fra KPMG´s chefrevisor (ligger på htk.dk og er vedlagt som bilag) og til ”Vejledning om særlig støtte for børn og unge og deres familier”, jf. nedenfor.

I forhold til § 41 tales om ”sandsynliggjorte merudgifter”, hvortil der er et andet dokumentationskrav, hvilket ses af det følgende.

Uddrag af Vejledning nr. 11 af 15/02/2011 vedr. § 41 merudgiftsydelser
(Administrationen har fremhævet relevante afsnit med fed skrift).

Sandsynliggjorte merudgifter

”147. Kommunalbestyrelsen skal ikke søges om hjælp for hver enkelt merudgift. Merudgiftsydelsen udmåles efter en konkret vurdering af de sandsynliggjorte merudgifter for den enkelte ydelsesmodtager.

Sigtet med ydelsen er at give modtageren mulighed for selv at tilrettelægge, hvordan behovet bedst kan dækkes.

At merudgifterne skal være sandsynliggjorte betyder, at kommunalbestyrelsen ikke kan kræve dokumentation for afholdelsen af udgifterne. Der skal således laves et overslag over omfanget af de behov, som barnet efter al sandsynlighed vil få i det kommende år, og hvad det medfører af merudgifter. Er der tale om et barn/en ung, der på grund af nedsat funktionsevne slider meget på tøj og sko, laves der et overslag over, hvad merudgiften til dette vil være på årsbasis. Skal barnet/den unge til behandling, laves der et overslag over merudgiften til befordring hertil for det kommende år.

Udgifter, som forældrene kan dokumentere, skal selvfølgelig indgå i det merudgiftsbeløb, der udmåles.

Merudgifterne vedrører såvel løbende udgifter som enkeltudgifter. Udgifter, der afholdes inden for 1 år (12 på hinanden løbende måneder), sammenlægges.”

”151. Der skal ske en opfølgning på, om den udmålte ydelse dækker de konkrete behov. Det er derfor vigtigt, at kommunalbestyrelsen med jævne mellemrum - som hovedregel mindst en gang årligt - afholder et møde med familien, hvor familiens situation og behov drøftes.

Det kan være svært i starten af et forløb at få alle de merudgifter med, som har tilknytning til barnets nedsatte funktionsevne eller kroniske/langvarige lidelse. Det må derfor overvejes at lave en opsamling efter en kortere periode, f.eks. 2-3 måneder efter ydelsen udmåles første gang.

Modtageren af ydelsen bør ved opfølgningen kunne sandsynliggøre eller eventuelt dokumentere de væsentligste udgifter, pågældende har haft, siden ydelsen blev fastsat. Det vil gøre det nemmere at få fastsat en rimelig merudgiftsydelse, specielt når modtageren får ydelsen for første gang.

Hvis der opstår behov for dækning af en enkeltstående merudgift, kan dette ske ved en enkeltstående udbetaling uden regulering af det månedlige beløb. Dette forudsætter, at familien er berettiget til en merudgiftsydelse efter servicelovens § 41.

Ved uventede eller høje udgifter, som forventes at være blivende, skal udmålingen af hjælpen revideres snarest. Det samme gælder i de tilfælde, hvor udgifterne viser sig at være lavere end oprindelig antaget. Opfølgningen bør herefter normalt fastsættes til senest et år efter det tidspunkt, hvor udmålingen af hjælpen senest blev revideret.”

På baggrund af ovenstående har administrationen følgende arbejdsgang:

Sagsbehandlingen tager udgangspunkt i en forventet udgift over et år. Borgeren får udbetalt beløbet i månedlige ydelser. Borgeren skal selv betale sin medicin eller andre udgifter i det kommende år på baggrund af de månedlige ydelser, som borgeren får fra kommunen. Ved det årlige opfølgningsmøde bliver udgifterne for året opgjort ved hjælp af den fornødne dokumentation.

Ved uventede eller høje udgifter, som forventes at være blivende, vil lovgivningen give mulighed for hurtigere opfølgning og enkeltstående udbetalinger.

Det samme gør sig gældende, hvis de samlede udgifter viser sig at være lavere end oprindeligt beregnet.