1.     Realisering af administrative besparelser i budget 2010 samt forslag om administrative besparelser i budget 2011 og frem

Sagsfremstilling:

Administrationen forelægger forslag til effektiviseringer på 25 mio. kr. til budget 2011 på administrations- og ledelsesområdet. Den foreliggende budgetprognose for 2011-2014 viser et stort underskud på driften, og det er derfor nødvendigt, at der sættes fokus på opnåelse af et budget i balance – ikke kun i 2011, men også i de kommende år. Den strukturelle ubalance kræver, at der findes løsninger af varig karakter. Den økonomiske situation påkræver en endnu større fokus på styring og nytænkning af kommunens opgaveløsning.

Det har medført, at administrationen nu stiller forslag om administrative besparelser, der har en udgiftreducerende effekt i 2010, men som primært vil bidrage positivt til et budget i balance i 2011 og frem.

I den forbindelse bemærkes, at der allerede påhviler administrationen et krav om at reducere de administrative udgifter med 5 mio.kr. Således vil de nu foreliggende initiativer i 2010 delvist være bundet op på realiseringen af de allerede vedtagne sparekrav, dog med altovervejende virkning i 2011 og frem.

Administrationen har i budgetarbejdet haft et tæt samspil med Hovedudvalget samt kommunens Sektorudvalg på medarbejdersiden. Således har Hovedudvalget og Sektorudvalgene bidraget til forslag til det foreliggende prioriteringskatalog fra administrationen indeholdende forslag til besparelser og effektiviseringer til budget 2011. Såvel Hovedudvalget som Sektorudvalgene har tilkendegivet, at afhjælpningen af den samlede strukturelle ubalance bør ske i form af tiltag, der tager fat om roden på problemet, således at nødvendige effektiviseringer og besparelser sker én gang frem for, at der år efter år må arbejdes med mindre justeringer og ændringer.

Realisering af en administrativ besparelse

Ved at etablere en smallere administrativ organisation og sammenlægge administrative enheder vil det være muligt at opnå synergier og deraf besparelser.

De 25 mio. kr., som administrationen vurderer udgifterne til administration og ledelse vil kunne reduceres med, fordeler sig over hele kommunen – på den centrale administration såvel som de  decentrale enheder (indenfor ældreområdet, handicapområdet samt børneområdet). Dog vil størstedelen være koncentreret omkring centraladministrationen (19 mio.kr.), hvor centre nedlægges og opgaver samtænkes på ny. Det betyder, at det vil være muligt at nedlægge stillinger. Men hertil kommer også krav om, at administrationen finder yderligere besparelser og nytænker den administrative opgaveløsning, og herudover reducerer antallet af administrative medarbejdere.

Når en stor besparelse på lønbudgettet skal udmøntes på meget kort tid, kan besparelsen

ikke alene ske ved effektiviseringer, naturlig afgang og allerede indgåede fratrædelsesaftaler.

Det vil derfor blive nødvendigt at afskedige medarbejdere som en konsekvens af denne

besparelse. Som et led i reduktionen af administrativt personale, vil der ske en reduktion i antallet af ledere, således at ledelsen vil udgøre en forholdsmæssig mindre andel af de samlede administrative ressourcer.

For at opnå en økonomisk effekt på 25 mio. kr. til budget 2011 på administrationsområdet, er det nødvendigt, at der allerede nu igangsættes en proces med henblik på at reducere antallet af administrativt personale. Det vurderes, at de 5 mio. kr. kan findes allerede i 2010 i form af vakante stillinger, der ikke genbesættes.

Der vil i praksis være forskel på, hvor hurtigt besparelserne kan få effekt – nogle kan formodentlig først gennemføres fra 01.01.2011, mens andre kan realiseres lidt hurtigere. Realiseringen af de resterende 20 mio. kr. forudsætter, at der i kølvandet på en godkendelse af den administrative besparelse igangsættes en hurtig proces omfattende udarbejdelse af kriterier for afskedigelse, udpegning af medarbejdere, høring af afskedigelser og endelig afskedigelse. At der lægges op til en hurtig proces hviler også på hensynet til kommunens administrative personale, således at deres arbejdsforhold er afklaret så hurtigt som muligt, hvorved der skabes så meget klarhed om fremtiden som muligt for organisationen og for den enkelte medarbejder. 

Direktionen har vurderet, at det er mest hensigtsmæssigt at gennemføre besparelsen i én proces frem for årlige besparelsesrunder på administrationen, jf. i øvrigt også tilkendegivelserne fra Hovedudvalget og Sektorudvalgene. Dette sker for en gang for alle at skabe en sikker økonomisk ramme og dermed tryghed og klarhed for medarbejderne i administrationen.

Endelig vil en hurtig proces betyde, at det reelt vil være muligt at reducere den økonomiske ubalance i 2011 fra årets start, idet opsigelsesperioden variere fra 3-6 måneder, og der er således taget fat om afhjælpningen af den økonomiske udfordring allerede nu.

Givet at antallet af administrativt personale reduceres, vil der i nogle tilfælde være behov for at afskedige forholdsmæssig flere medarbejdere, end der umiddelbart er behov for i forhold til de 25 mio. kr., for at opnå de nødvendige kompetencer blandt medarbejderne givet kravene i en smallere organisation. Der vil ved afskedigelsen af medarbejdere blive taget udgangspunkt i opgaver og kompetencer, og således sondres der ikke mellem overenskomstansatte og tjenestemænd. Det betyder, at der i de 25 mio. kr. må tages højde for udgifter til bl.a. afvikling af tjenestemænd, fratrædelsesgodtgørelser, udbetaling af pensioner mm. 

Konsekvenser af en administrativ og ledelsesmæssige besparelser

Med en reduktion i den administrative medarbejderstab og ledelse vil der selvsagt være en række konsekvenser og effekter for de funktioner og opgaver, som administrationen løser. Der vil ske en prioritering af opgaver samt foretages en kritisk gennemgang af den administrative opgaveportefølje.

Reduktionen af de administrative ressourcer forventes at få nogle effekter for borgerbetjeningen.

Konsekvenserne som følge af reduktionen i administrativt personale vil betyde:

·         Organisatoriske ændringer – sammenlægning af enheder samt interne reorganiseringer

·         Forenkling af mødestruktur, herunder netværk

·         Fortsat effektivisering og forenkling af opgaver (bl.a. gennem digitalisering)

·         Genvurdering/nedprioritering og bortfald af opgaver, funktioner og projekter

·         Længere ekspeditionstider på udvalgte områder

Direktionen vil fremlægge konkrete forslag til politisk behandling.

Tidsplan

Direktionen har tilrettelagt følgende tidsplan for processen:

Forlodsdrøftelse i MED-Hovedudvalget: 29. april 2010

Principdrøftelse i Økonomiudvalget: 9. juni 2010

Høring i MED-systemet i perioden 10. juni til 16. juni 2010

Møde i Økonomiudvalget/Byråd: 17. juni 2010

Af hensyn til gennemførsel af høringsperioden er ØU og Byrådsmøde lagt den 17. juni.

Herefter gennemføres orienteringen fra leder til de ansatte om påtænkt afsked, hvorefter den formelle partshøring starter inden endelig afsked kan finde sted.

Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget træffer en principbeslutning om gennemførelse af administrative besparelser på 25 mio. kr. i budget 2011, og at der på denne baggrund gennemføres en høring af kommunens medarbejdere, således at ØU og Byrådet kan træffe beslutning d. 17. juni.

Økonomi:

Direktionens forslag til besparelse på administrationen og ledelsen betyder en reduktion i lønbudgettet på 25 mio. kr. Dette svarer i fuldtidsstillinger til ca. 60 stillinger. Der skal i de 25 mio. kr. tages højde for udgifter til omstillingsomkostninger såsom udgifter til fremme af fratrædelse og omstilling i administrationen i form af afvikling af tjenestemænd, fratrædelsesgodtgørelser, udbetaling af pensionsudbetalinger samt andre aktiviteter. Frem til den endelige beslutning i Økonomiudvalget og Byrådet 17. juni opgøres omfanget af følgeomkostninger og konsekvenser heraf i forhold til omfanget af personaleafskedigelser.

Om muligt vil en del af effektiviseringen gennemføres allerede i 2010, idet administrationen allerede er pålagt en budgetreduktion på 5 mio. kr., som endnu ikke er indfriet.

Retsgrundlag:

Ingen bemærkninger.

Plangrundlag:

Ingen bemærkninger.

Information:

Alt materiale vedr. omstillingsprocessen lægges på kommunens intranet til brug for medarbejdere og ledere i organisationen. Den primære information vil dog ske direkte til alle berørte medarbejdere fra ledelsen. Endvidere bliver der informeret bredt på interne møder og i MED-strukturen.

Høring:

Ved beslutningen af indstillingen igangsættes en høring af forslaget til reduktion af administrationsbudgettet på 25 mio. kr. Høringen finder sted i Hovedudvalget og Sektorudvalgene i Høje-Taastrup Kommune. Høringsperioden vil løbe fra 10.06.2010 til og med 16.06.2010. Dette er aftalt med Hovedudvalget.

Det er afgørende for at skabe et ordentligt og gyldigt beslutningsgrundlag for gennemførelsen af besparelsen, at høringsprocessen omfatter MED-systemet på enhedsniveau, områdeniveau (Sektorudvalg) og i Hovedudvalget.

Høringsprocessen vil omfatte den samlede besparelse på 25 mio. kr., dog vil realiseringen ske i to omgange. Således vil udmøntningen af besparelsen på den centrale administration svarende til 19 mio. kr. allerede blive forelagt Økonomiudvalget og Byrådet 17. juni 2010. Den decentrale udmøntning svarende til 6 mio. kr. afventer sammenhængen til de øvrige besparelsesforslag til budget 2011-2014 – eksempelvis sammenhæng til skolestrukturanalysen.

Vurdering:

Det er administrationens vurdering, at en besparelse på administrations- og ledelsesområdet vil være med til at sikre et budget i balance. Det vurderes nødvendigt at foretage større tilpasninger for at imødegå den strukturelle ubalance, og det stadig større pres på kommunens likviditet.

Nettobesparelsen på 25 mio. kr. er realiserbar ved at etablere en smallere administration med

færre ledere samt ny- og sammentænke opgaver bl.a. gennem effektiviseringer og digitalisering mm.

Andre relevante dokumenter:

”Skærpet fokus på styring og fornyelse i administrationen” (dok.id. 2795982)

”Budget 2011-2014 – Administrationens prioriteringskatalog version I” (dok.id. 2813366)

Indstilling:

Administrationen indstiller, at

1.   Økonomiudvalget træffer principbeslutning om gennemførelse af administrative og ledelsesmæssige besparelser for i alt 25 mio. kr. i 2011, og at der forelægges endelig indstilling om gennemførelsen af besparelsen for så vidt angår den centrale administration efter endt høringsperiode blandt medarbejderne.

2.   det i realiseringen af de 25 mio. kr. vil være muligt at tilpasse opgaver og kompetencer til en smallere organisation, og at afskedigelser kan omfatte såvel overenskomstansatte som tjenestemænd.