Socialdemokraterne i Høje-Taastrup 


Hjem


En sag på Økonomiudvalgsmødet mandag den 17.maj 2010…  

På dette økonomiudvalgsmøde forelagde direktionen – vistnok med borgmesteren i spidsen – en længere sagsfremstilling med overskriften. Skærpet fokus på styring og fornyelse i administrationen

Nu viste det sig, at det ikke blot var en orientering af Økonomiudvalget, som jo er en del af den politiske ledelse i Høje-Taastrup Kommune, men i stedet et oplæg til nedskæringer, omstruktureringer og såkaldte justeringer af hele administrationen omfattende dagligdagen for flere hundrede medarbejdere og med risiko for store konsekvenser for kommunens borgere.

Indholdet af materialet fremgår her:

Direktionen 5. maj 2010

Meddelelsessag til Økonomiudvalget den 17. maj 2010:

Skærpet fokus på styring og fornyelse i administrationen

De skærpede kommunaløkonomiske rammer og kommunens ubalance i budget 2011 og overslags- årene nødvendiggør forenklinger og besparelser i organisationen. Direktionen vil på den baggrund gennemføre justeringer i organisationen, så der sker en ressourcemæssig tilpasning. Det betyder, at antallet af centre reduceres og ledelsesstrukturen ændres. Desuden vil der blive tale om stillingsnedlæggelser på det administrative område bredt set. Processen om effektivisering i administrationen, herunder justeringer i centerstrukturen igangsættes nu med henblik på at få helårsvirkning fra 2011.

Kommunens økonomi er – som mange andre kommuners – under pres de kommende år. Derfor er der behov for en tilpasning af den administration, der ruster Høje-Taastrup Kommune til at implementere de nødvendige besparelser, men samtidig også er i stand til at løfte fornyelse af produktionen af velfærdsydelser de kommende år.

Det er afgørende, at Høje-Taastrup Kommune på trods af de økonomiske rammer, er i stand til at skabe attraktive arbejdspladser, hvor vi kan rekruttere og fastholde velkvalificerede ledere og medarbejdere som rygraden i vores opgaveløsning. Nødvendige reduktioner skal derfor ske med respekt for berørte ledere og medarbejdere og inden for rammerne af den værdibaserede personalepolitik.

Den nuværende administrative organisation med 16 centre har eksisteret siden 2004 og fra 2007 har kommunen løftet nye opgaver som følge af opgave- og strukturreformen. Det er derfor naturligt at genoverveje organiseringen og foretage et servicetjek i lyset af de udfordringer, vi nu står over for.

Kommunens økonomiske situation
Presset mod Høje-Taastrup Kommunes økonomi har været voksende over de sidste år. Budgetlægningen har sikret balance i budgetåret, men vi skubber en voksende ubalance foran os og oplever derfor at have en tilbagevendende og strukturel økonomiudfordring. Med regeringens udmelding i april kan kommunerne i bedste fald regne med nul-vækst i 2011. I 2012 og 2013 stilles kommunerne overfor kravet om reducerede udgifter på 4 mia. kr.

Oven i dette står Høje-Taastrup Kommune for første gang i flere år med et underskud på driftsregnskabet, og dermed også med ekstra pres på likviditeten og kassebeholdningen.

Trods genopretningsplaner og øget fokus på styring forventes et fortsat træk på likviditeten i 2010. Et smallere styringsbånd, en faldende likviditet og fortsat underskud i overslagsårene betyder, at Høje-Taastrup Kommune nu i maj 2010 står ved en korsvej. Der er ikke flere reserver at trække på, og med de seneste udsigter for 2011 og frem, er kravet om indgreb og hurtig handling yderligere aktualiseret. Der lægges på denne baggrund op til en ekstraordinær budgetrevision før sommerferien – både i forhold til indeværende år, men også for tidligt at imødegå udfordringen i Budget 2011.

Direktionen vil med udgangspunkt i kommunens manglende udmøntning vedrørende effektivisering, budgetanalyser, indkøb mm. (fra budget 2008, 2009 og 2010.) på knap 5 mio. kr. påbegynde de styrings- og fornyelsestiltag, som vurderes afgørende for at kunne matche Høje-Taastrup Kommunes rammebetingelser, være på forkant med forenklingsdagsordenen og ikke mindst sikre, at kommunen lever op til kommuneaftalen mellem KL og regeringen.

Med udgangspunkt i kommunens økonomiske situation, det stigende budgetpres og regeringens udmelding om forenkling og effektivisering har direktionen fastsat et samlet volumen for forenkling og effektivisering på 25 mio. kr. årligt i den samlede administrative indsats i kommunen – centralt som decentralt. Til Byrådets drøftelse i juni vil administrationen i prioriteringskataloget konkretisere forslag til, hvordan kommunens økonomiske udfordring imødekommes på den mest ansvarlige måde.

Formål med justeringer i organisationen
Høje-Taastrup Kommune skal fortsat gerne være en udviklingsorienteret kommune, som en del af det vi står for. Direktionen vurderer, at der er behov for at skabe en endnu mere slagkraftig organisation, som skal sikre STYRING og FORNYELSE. Målene med effektiviseringer i administrationen, herunder justeringer i centerstrukturen, er derfor følgende:

Rekruttering og fastholdelse
Ledere og medarbejdere er den vigtigste ressource i den kommunale virksomhed. Ledere og medarbejderes kompetencer er afgørende for kvaliteten i de ydelser, vi leverer til borgerne.

De kommende års demografiske pres sammen med en effektiviseringsdagsorden gør det afgørende, at vi kan rekruttere og fastholde ledere og medarbejdere med de rette kompetencerog at vi har fokus på at udvikle de talenter, der skal varetage ledelsen af de kommunale arbejdspladser i årene fremover.

Styr på styringen
Styring og løbende effektivisering er et grundvilkår. Men behovet bliver stadig stigende de kommende år. Derfor skal organisationen i højere grad end i dag geares til at videreudvikle arbejdsgange og styringsredskaber, der styrker den effektive ressourceudnyttelse og økonomistyringen gennem budgetlægning, den løbende budgetopfølgning og budgetoverholdelse.

Når udgifterne til forskellige velfærdsydelser i Høje-Taastrup Kommune sammenlignes med øvrige kommuner i de såkaldte benchmark, er kommunen højt placeret. På en lang række områder, herunder også det administrative område, bruger vi flere penge end gennemsnittet, uanset beregningsmetoder. På den baggrund vurderer direktionen, at der i benchmarkrapporterne kan findes yderligere potentiale for effektiviseringer.

Fornyelse af opgaveløsningen
De kommende år vil øge behovet for at se på, hvordan opgaveløsningen kan fornys. Det kan bl.a. ske gennem et øget fokus på borgernes ressourcer. Den tænkning kan udbredes til flere områder. Kommunen har gennem flere år tilbudt borgerne digitale selvbetjeningsløsninger, men potentialet er langt fra udnyttet. Det gælder både i forhold til at udnytte eksisterende løsninger og øge udbuddet af løsninger. På ældreområdet har der været arbejdet med ’fokusskifte’, som understøtter borgerne i at være selvhjulpne så længe som muligt. Konkret kan det ses på antallet af visiterede timer til personlig pleje og omsorg. Gennem organisationens flerårige arbejde med kvalitetsarbejde og evaluering (KVIK) er de enkelte arbejdspladser et langt stykke af vejen gearet til at arbejde konstruktivt med nye måder at gøre tingene på, hvad der virker og sikrer bedst mulige service til borgerne for de færreste penge.

Det gode borgerforløb
Det gode borgerforløb er i fokus og indgår i 2010 i aftalestyringen for mange af centrene. I dag løfter en række centre opgaver i forhold til udbetaling af ydelser til borgerne. Det betyder, at borgerne skal henvende sig flere steder, men det betyder også, at koordineringen i forhold til den enkelte borgers samlede økonomi vanskeliggøres. Derfor samles udbetaling af alle borgerrettede kontantydelser i Borgerservicecentret. Derved skal sikres bedre sammenhæng for borgerne og mere effektiv opgaveløsning.

Styrke den tværgående opgaveløsning 
Et af målene er at styrke den tværgående sammenhængskraft, herunder at sikre at der sker en helhedsorienteret og sammenhængende opgaveløsning i forhold til borgerne. Her ud over er der en række politikområder, der går på tværs af organisationen. Det gælder bl.a. sundhedspolitikken, integrationspolitikken og den boligsociale indsats. Det er et mål med den nye organisering, at de tværgående politikområder i endnu højere grad kan løftes på tværs af en slagkraftig og tydelig organisering. En væsentlig del heraf er at styrke digitaliseringsindsatsen og kommunens forretningsservice. It kan på langt flere områder forbedre og understøtte arbejdsprocesser samt udvikle organisationen.

Inddragelse af MED-organisationen 
Direktionen har lagt vægt på at sikre en høj grad af involvering af MED-organisationen, hvilket er i tråd med Byrådets beslutning om budgetprocessen. Således har Hovedudvalget på et møde med direktion og centerchefer den 8. april produceret en lang række forslag til effektiviseringer og besparelser. Fra alle Sektorcenter MED er der ligeledes kommet sparekatalog og bud på forenklinger og måder at skabe mere effektive arbejdsgange.

Det er direktionens opfattelse, at Hovedudvalget og hele MED-organisationen til fulde har levet op til deres pligt og mulighed for at være medskabende i forhold til de beslutninger, som vedrører Høje-Taastrup Kommune som god og ansvarlig arbejdsplads.

Den ressourcemæssige tilpasning kan ikke alene ske ved effektiviseringer og naturlig afgang og derfor vil der ske stillings nedlæggelser på det administrative område. En arbejdsgruppe under Hovedudvalget har udarbejdet en plan, som kan sikre at en sådan proces håndteres bedst muligt. Hovedudvalget opfordrer i den forbindelse til, at det bliver en kort proces. Det skal bemærkes, at MED-organisationen har været medskabende i forhold til prioriterings og besparelsesforslag, men har ikke været konkret involveret og dermed forholdt sig til justeringer i centerstrukturen.

Med henblik på at fortsætte den konstruktive dialog inviteres MED-organisationen til at forholde sig konstruktivt til direktionens indsats for at skabe bedre styring og fornyelse. Der vil være en høringsperiode fra 20. maj til og med 4. juni, hvor hele MED- organisationen kan indsende høringssvar.

Tidsplan og implementering 
For at sikre, at der sker en samlet udmelding til organisationen om baggrunden for effektivisering i administrationen, herunder justeringer i centerstrukturen, er der udarbejdet en særlig tids- og kommunikationsplan.

På kommunens intranet oprettes desuden en særlig side, hvor kommunens ledere og medarbejdere kan læse om justeringerne i organisationen, se det nye organisationsdiagram, om implementeringsprojekterne,finde meddelelsessagen til ØU, oversigt over centrenes arbejdsopgaver/ ansvar, samt høringssvar fra MED-organisationen. For at sikre en god proces omkring implementeringen, igangsætter direktionen en række implementeringsprojekter: Kommunikation og åbenhed, personalemæssige forhold, teambuilding ift. berørte enheder/centre, tilretning af it-, økonomi- og styringssystemer, fysisk placering/ flytning, ansvars- og kompetencefordeling, mødestruktur mv.

Implementeringsprojekterne igangsættes før sommerferien og arbejder indtil den nye organisering træder i kraft pr. 1. oktober. Som udgangspunkt vurderes det, at implementeringen kan gennemføres inden for de eksisterede fysiske og økonomiske rammer, herunder blandt andet direktionens udviklingspulje.

Justeret centerstruktur 
Direktionens udspil til ny organisering ses på et revideret organisationsdiagram (dok.nr. 2795947). De konkrete organisatoriske justeringer kan sammenfattes i følgende:

  • For at styrke den digitale indsats placeres der i regi af det nuværende Økonomi- og Analysecenter en central digitaliseringsenhed, der har til opgave at øge anvendelse af digitale løsninger – udvikle organisationen og arbejdsprocesserne. Det betyder både et fokus på, at indkøbe digitale løsninger så billigt som muligt og udnytte de muligheder, der ligger i det tværkommunale samarbejde. Men det betyder også, at der skal forøget fokus på at udbrede den digitale borgerservice og høste de gevinster, der ligger i, at borgerne løfter en større del af opgaveløsningen. Digitaliseringsenheden opbygges af ressourcer fra det nuværende It-center sammen med GIS-enheden i Teknik- og Miljøcentret, digitaliseringsressourcen i Borgerservicecentret, web-konsulenter fra Byrådscentret og it-supportere fra Pædagogisk Udviklingscenter.

  • På stabsområderne ønskes en styrket koncernstyring på tværs af økonomi, regnskabs- og lønområdet. Et tættere samspil imellem lønadministration og økonomifunktionen vil bl.a. kunne give en mere integreret økonomisk styring og opfølgning med øgede synergieffekter.Derved opnås et bedre grundlag for styring og effektivisering i hele organisationen. Før sommeren 2010 udarbejder administrationen en rapport med konkrete modeller til styrket koncernstyring på stabsområderne. Rekruttering og fastholdelse af kompetente medarbejdere er sammen med talentudvikling og fokus på god ledelse en forudsætning for at opgaverne kan løftes de kommende år med færrere ressourcer. HR-centret skal derfor fokusere på udviklingsarbejdet, der styrkes ved at få tilført konsulentressourcer.

  • Det strategiske udviklingsarbejde styrkes ved at overføre udviklingskonsulenter fra Økonomi- og Analysecentret i det nuværende Byrådscenter. Derved sikres mulighed for bedre styring af de tværgående strategiske projekter igangsat af Byråd og direktion, herunder kommunens politikker og strategier, samt den overordnede afbureaukratiserings- og forenklingsindsats. Ligeledes samles sekretariatsbetjeningen af de af Byrådet nedsatte ad hoc udvalg (§17.4). 

  • For at sikre optimal koordinering i forhold til den enkelte borgers økonomi, og undgå at de skal henvende sig flere steder i kommunen, samles udbetaling af alle borgerrettede kontantydelser i Borgerservicecentret. Derved skal sikres bedre sammenhæng for borgerne, mere effektiv opgaveløsning, men også en tættere kobling mellem udbetaling af kontantydelser og Team Kontrol, der arbejder med socialt bedrageri. Det betyder, at Ydelsesservice, samt Pensionsenheden og Familieydelsesenheden overføres til centret.

  • Høje-Taastrup Kommune har som andre kommuner store styringsmæssige udfordringer på det specialiserede socialområde. Som én indsats kan nævnes behovet for i langt højere grad at samtænke faglighed og økonomi. For at sikre fælles styring, metodeudvikling, controlling, ledelsesinformation mv., og ikke mindst genoprette det overskredne budget, etableres der en fælles overordnet ledelse på det specialiserede socialområde. Det indebærer at Børne-og Ungerådgivningscentret refererer til direktøren for arbejdsmarkeds og socialområdet. Efter 2012 vil der blive foretaget en evaluering af resultaterne af den fælles ledelse og styring for de specialiserede socialområder. Børne- og Ungerådgivningscentret fortsætter det tætte samarbejde med Institutions- og Skolecentret og Fritid- og Kulturcentret om normalområdet.

  • Borgernes sundhedstilstand er af stor betydning for den enkeltes livskvalitet, men også for en lang række kommunale udgifter. Det gælder medfinansiering af sundhedsudgifter, udgifter til pleje og omsorg af ældre, samt overførselsudgifter til sygedagpenge, førtidspension mv. De nuværende Sundhedscenter og Pensions- og Omsorgscenter samles i et nyt Sundheds- og Omsorgscenter. Samtidig overføres sundhedsplejen og tandplejen fra det nuværende Børne- og Ungerådgivningscenter. Det skal give en stærk organisering med en række synergieffekter i forhold til forebyggelse og sundhedsfremme.

  • Integrationspolitikken er ikke tydeligt forankret i dag. Der løftes en række integrationsopgaver i flere af centrene, men den overordnede koordinering og politikformulering kan gøres tydeligere. Derfor samles de nuværende ressourcer, der løfter integrationsopgaver i Sprogcentret med ressourcerne i det nuværende Fritid- og Kulturcenter.

  • Det boligsociale arbejde er et andet tværgående opgaveområde. Der er en tæt kobling mellem den boligsociale indsats i samspil med boligområderne, frivillighedsindsatsen og den indsats, der løftes af gadeplan og i SSP-arbejdet. Alle indsatserne inklusiv integrationsindsatsen samles i det nuværende Fritid- og Kulturcenter for at styrke den områdebaserede indsats og understøtte den forebyggende indsats i boligområderne.

  • Særligt skoleområdet er underlagt store dokumentations- og udviklingskrav. Ved at overføre udviklingskraft fra Pædagogisk Udviklingscenter styrkes Institutions- og Skolecentrets mulighed for at sikre udvikling af kommunens skoler, også jf. skolestrukturarbejdet.

  • På arbejdsmarkedsområdet er der en række synergieffekter, når det drejer sig om at afklare, opkvalificere, afdække og beskrive borgere med henblik på tilbagevenden til arbejde eller uddannelse. På den baggrund overføres Jobafklaring til Jobcentret, som i forvejen er de primære samarbejdspartnere. Herefter er kommunens organisation reduceret fra 16 centre og 4 enheder til i alt 13 centre. De centre/enheder, som ikke længere eksisterer i selvstændig form, og hvis opgaver og kompetencer overføres til andre centre, er: It-centret, Sundhedscentret, Pædagogisk Udviklingscenter,Jobafklaring, Sprogcentret og Ydelsesservice.

Som det tydeligt fremgår, er der lagt op til store besparelser, som alene vil kunne nås ved fyringer, fratrædelser eller hvad man nu foretrækker at kalde det, der nu er gang i.

Socialdemokraterne ville gerne drøfte sagen på Økonomiudvalgsmødet, men det nægtede borgmesteren – store og afgørende sager går jo for øjeblikket ikke ud til debat i det demokratiske forum, der kaldes byrådet!

Det borgerlige flertal støttede ham – og vi var derfor nødt til at få sagen overført til behandling i byrådet, men det nægtede borgmesteren også, hvorfor vi så har sat sagen på næste Økonomiudvalgsmøde med følgende overskrift:

Sagen om fokus på styring og fornyelse i administrationen ønskes drøftet generelt med udgangspunkt i kvalitet, helhed og byrådets beslutning af 20.april 2010 (sag 3) om langsigtet økonomisk politik for Høje-Taastrup Kommune.

Som budgetforligspartner i budget 2010 finder vi det rimeligt, at store omlægninger af administration, økonomi og besparelser drøftes parterne imellem forinden udførelse.

Vi gik derfor ud fra, at vi fik mulighed for sådanne drøftelser – gerne på et ekstraordinært møde i Økonomiudvalget - inden direktionen satte tankerne i spil overfor medarbejderne på alle planer.

Men også her blev vi skuffede: Onsdag den 19.maj er der afholdt 3 stormøder (se www.htk.dk) om kommunens økonomiske situation og direktionens foreløbige overvejelser for medarbejderne – fuldstændig uden hensyntagen til vore krav om forudgående drøftelse af sagen!

Vi kan kort konstatere: Magten er steget borgmesteren fuldstændig til hovedet!

Vi kan samtidig konstatere, at han nok har mindst 11 (12) ud af 21 byrådsmedlemmer bag sig – og for ham betyder det så, at demokratiet er sket fyldest.

Det mønster har vi dog ikke set før, men tendensen har været på vej et stykke tid og nu kommer det i fuldt flor.

Det må give anledning til bekymring for såvel medarbejderne og ikke mindst for borgerne – Socialdemokraterne vil bekæmpe denne arbejdsform med alle midler ved alle lejligheder!